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学员停复课教程

一、背景

经过对客户的调研发现,培训机构的教学收入计算分两个阶段;阶段一是报名收入,即学生在报名的时候交付给机构的费用,属于“预收款”性质;阶段二是确认收入,即学生在机构完成教学服务之后,按照教学服务交付所确定的收入,属于不再进行退款的收入,属于最终实际收入。为了能够保障机构能够尽快完成最终收入的确定,线下培训机构在售卖自己的课程时,不论是按照【课时计算】还是按照【时间段计算】的课程,都会有一个履约有效期限制。避免学员长期不上课,导致机构迟迟无法确认收入。

在日常教学过程中,机构经常出现因为学生或机构原因,导致学生在一段时间内不可以来上课,主要有以下几个场景。

1、学生因为个人原因,需要有较长的时间不能到校上课,需要机构对学生的课时包进行暂停有效期的计算;

2、机构的部分班级的学员遇到班级特殊情况时需要暂停上课,需要暂停对课包进行暂停有效期的计算;

3、机构遇到政策or灾害等原因,不能履行教学义务,需要对所有的学员进行暂停有效期的计算。

在原有的系统内兼容此场景的工具只有修改学员有效期工具,但是该工具有如下问题:

1、【无法区分原因】系统会记录一条学员有效期顺延的记录;机构不能够区分哪些是因为停课产生的延期,难以管理

2、【无法影响业务】系统只能延长有效期;学员已经安排的日程还是需要逐一移除,并于上课老师说明原因,流程繁琐

3、【无法灵活调整】如果学员临时复课了;老师有需要逐一将学员日程添加回来,操作极为繁琐

        基于以上问题,我们新增了【学员停复课】工具,帮助机构管理机构经常出现的停复课任务

 

二、使用场景

 6月的一天,培训机构的教务王老师收到学校的小明同学的一个请假申请,表示7月1日-8月31日,需要出国游学2个月,期望在学校购买的两个课包的有效期能够到时候顺延计算,王老师在确认信息之后觉得没有问题,于是王老师就在系统里面找到小明同学正在教学的课程,设置了小明同学7月1日-8月31日的停课记录。

到了7月份的时候,小明的停课任务就自动启动了,所有小明同学在的日程和班级都标记小明同学处于【停课中】的状态,上课老师在考勤的时候,发现小明同学的日程标注为停课状态,且不能进行考勤签到;同时教务的王老师也不能为小明同学预约7-8月的课程上课,系统会提示老师小明同学目前是停课状态。

 到了8月31日当天,小明同学的停课状态结束,班级、日程内都不再显示小明同学是停课状态;但是教务的王老师在查询7月的日程的时候,小明同学在7月的日程内依然是停课状态,且不可签到的状态。

 

三、适用店铺

教育基础版、专业版、多校区

 

四、功能介绍

1、创建停复课任务

 

1)操作单个学员课程停课

操作路径:商城电脑端后台-学员-学员查询-花名册-学员详情-找到需要停课的学员课包-操作停课

可以设置需要的【停课时间】与【复课时间】以及相应的备注

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注:停课时间的计算是已【开始日期】的0点至【复课日期】的0点结束。

例如:设置了5月1日复课,代表了5月1日的课程就需要来上课。

 

2)操作多个学员课程停课

操作路径:商城电脑端后台-学员-学员查询-报读列表

通过搜索课程明细、所在班级等方式快速筛选到某些特定维度的学员课包。例如老师请假,学员顺延有效期,可以通过【班级筛选】的方式找到对应班级的学员课程。

选中学员,操作批量停课。停课规则与【单个学员课包】的操作逻辑一样。

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注:已经有停课任务(含未开始的)的学员&已经未开始、已退课、已学完的学员课程不能停课

 

2、管理停复课任务

1)查看停复课任务

操作路径:商城电脑端后台-学员-学员查询-停复课记录

机构老师可以通过筛选【停课记录】的状态、使用课程、停课时间、复课时间、学员、线下课商品维度,找到需要管理的停课记录清单。

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2)待复课学员提醒

在停课记录内,可以设置即将复课学员的提醒能力,方便老师查看哪些学员即将复课

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3)管理待停课的停复课任务

操作路径:商城电脑端后台-学员-学员查询-学员详情/停复课任务列表

待开始的停复课任务,可以【取消】与【修改】

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4)管理停课中的停复课任务

 操作路径:商城电脑端后台-学员-学员查询-学员详情/停复课任务列表        

 停课中任务支持提前【复课】与【修改】停课任务能力,报读列表支持【复课】快速操作

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5)管理已复课的停复课任务

操作路径:商城电脑端后台-学员-学员查询-停复课记录- 查询停复课记录

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3、停课任务对教务的影响

1)【待停课】停复课任务影响范围

① 停课任务未开始前,学员实际是否停课处于一个不确定的状态,【待开始】的停课任务不影响任何教务教学操作。

② 若【待停课】的停课任务时间进入停课状态时,则参考停课中状态。

 

2)【停课中】停复课任务影响范围

①停课中停复课任务对班级的影响

a 班级学员全部都停课中,班级列表将显示【停课中】,标记作用,无其他影响

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b 班级内,若学员课包在停课中,则显示【停课中】,禁止一切对班级学员学员的操作

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c 班级将无法添加【停课中】的学员

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② 停课中停复课任务对商家&学员日程的影响
a 商家日程内,全部学员停课,则系统标识日程内全员都停课的标签。仅起到标注作用。

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b 商家日程中,禁止添加【停课中】的学员日程

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c 学员日程在【停课中】状态时,禁止操作学员签到等操作

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③ 停课中停复课任务对学员约课影响

a 电脑端和客户端约课,停课开始后,禁止预约停课时间段内的日程

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b 商家已经发起的预约记录,约课记录状态调整为【停课中】,不可以签到

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3)【已复课】停复课任务影响范围      

① 对过去时间段的日程产生影响,该日程的学员日程不可签到      

 

五、停课任务复课后学员课时的计算规则    

1、按课时计算的课程包
1)如停课前上一份资产的结束时间晚于当前资产的开始时间,复课时——【一起顺延】

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2) 如资产的开始时间晚于上一份资产的截止日期(资产项间有空隙),复课时——【将空缺日期补齐后,一起顺延】

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2、按时段计算的课包,支持有效期顺延

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3、按期计算的课包,不支持有效期顺延
4、自定义计算的课包,支持有效期顺延,顺延规则与按时段计算一致

 

六、常见问题

Q:永久有效的资产可以停课吗?
 A:永久有效的资产也可以停课,复课后对资产的有效期无影响,仅对停课时间段内的学员日程产生影响,不支持学员日程签到与学员应到课统计能力。

 

Q:停复课产生的有效期顺延,是否会记录在变更记录里?
A:会的,停复课任务产生的学员有效期顺延,会自动记录到变更记录里面,当然,永久有效的资产因为没有影响,所以不记录。