一、功能介绍
商家与供应商合作时，作为财务结算员，需要每月核对采购和销售数据，为各个供应商根据结算协议提供结算对账单，非常耗时费力；同时，商家与各个供应商约定的账期、结算周期、结算日、返利规则、提成比例等不尽相同，如果没有系统化功能和准确的对账数据，很难确保每个供应商按期完成对账结算，这将影响商家在行业内的信誉。当业务规模化扩张时，如何在准确完成与供应商之间对账结算的同时，提高财务效率，有效降低人力成本，是企业经营管理需要解决的问题。为此，有赞提供了采购结算的系统化解决方案，帮助商家与供应商进行对账、结算、付款。
二、适用范围
1.适用商家：有赞微商城门店（原零售单店）、有赞连锁区域网店（原连锁L专业版/旗舰版）、有赞连锁同城云店（原连锁L高级版）
2.责任部门与角色：采购部（采购员、采购主管）、财务部（结算员、出纳、财务主管）
三、适用场景
四、功能说明
4.1.经营方式与结算规则说明
商家与供应商合作的经营方式一般有3种：经销、代销、联营，不同经营方式的结算规则不同：
4.2.使用采购结算功能的条件
结算的前提是业务数据准确，因此，使用采购结算功能前，财务部与采购部需要共同规范操作流程，确保系统内的数据准确无误。其中核心的几个环节包括：
（1）供应商管理：采购部和财务部需要根据供应商合同内容，准确录入供应商的基本信息和结算规则，尤其是供应商经营方式必须严格按照实际业务进行维护，这将直接影响结算成本的计算。
（2）采购订单：采购部创建采购订单时，需要确保供应商、结算方式、采购商品、采购数量、采购价格信息准确无误。
（3）采购入库：供应商配送商品到门店或仓库后，需要严格按照入库商品的信息在系统内操作入库。
五、操作流程
5.1采购结算
5.1.1、采购结算-经销先货后款
1）.业务流程
2）.操作说明
a、 维护供应商结算规则
商家可根据与供应商签订的合作协议，维护供应商结算信息。经营方式为经销时，结算方式分为先货后款和先款后货。先货后款时，可维护与供应商之间的结算账期。
打开【采购】-【供应商管理】菜单，填写结算信息时，经营方式选择“经销”，结算方式选择“先货后款”，若与供应商约定了付款账期，可在系统内填写账期天数。同时，需要将供应商提供的银行账户信息维护在系统内，当向供应商付款时，可直接转账至该银行账户。
注意：经营方式和结算方式影响结算流程，且影响到成本金额计算，请确保供应商经营方式和结算方式无误。
b、商品采购及入库
创建采购订单及采购入库时，请确认所选供应商、结算方式、采购商品、商品数量、采购进价是否正确，采购进价将直接影响后续的成本核算和采购结算
c、生成结算单
根据与供应商约定的结算日，在结算日前，采购员与结算员需要汇总统计对应供应商在本次结算周期内的采购入库单、采购退厂单，生成本月的结算单，与供应商进行核对。
点击【财务】-【采购结算】，点击“新建结算单” - “经销结算”，选择结算时间范围及需要结算的供应商，勾选需要结算的采购入库单和采购退厂单（注：若因采购入库时商品进价有误，在系统内调整了采购入库单的采购进价，结算时需要同时勾选采购入库单对应的进价调整单），生成结算单。
结算单汇总统计了结算单的应付金额（应付金额=采购入库金额-采购退厂金额，若调整过采购入库单的商品采购进价，应付金额会加上进价调整单的调整金额）。生成结算单后，因商家垫付配送运费、或涉及其他供应商费用，可输入应付调整金额，增加或减少结算单的金额。确认结算单信息无误后，结算员点击“报批”，由财务主管进行审核。
财务主管打开结算单详情页面，核对结算信息无误后，进行审核操作。
财务主管审核通过后，采购员将采购结算单发送至供应商对接人员进行确认（结算明细可通过【数据】-【财务报表】-【供应商对账明细报表】导出）。供应商确认采购商品数量、金额信息无误后，结算员在系统内点击“收款方审核”，标记收款方（供应商）审核完成。
结算单审核完成后，结算员点击“付款申请”，系统将生成一笔付款单，由出纳完成供应商结算单付款。
d、结算员生成付款单后，需要出纳完成供应商结算单付款。付款操作步骤可查看下文的【5.2.2.采购付款-结算单付款】
5.1.2、采购结算-经销先款后货
1）、业务流程
2）、操作说明
a、维护供应商结算规则
商家可根据与供应商签订的经销协议，维护供应商结算信息。
打开【采购】-【供应商资料】菜单，填写结算信息时，经营方式选择“经销”，结算方式选择“先款后货”。先款后货时，若该供应商采购时前期仅需要部分预付，可维护对应的预付比率；若该供应商需要全额预付，预付比率需填写100%。同时，需要将供应商提供的银行账户信息维护在系统内，当向供应商付款时，可直接转账至该银行账户。
注意：经营方式和结算方式影响结算流程，且影响到成本金额计算，请确保供应商经营方式和结算方式无误。
b、商品采购
创建采购订单及采购入库时，请确认所选供应商、结算方式、采购商品、商品数量、采购进价是否正确，采购进价将直接影响后续的成本核算和采购结算。
c、预付货款
生成采购订单后，采购员发起付款申请，系统内将生成一笔采购预付款单。出纳打开预付款单，对该预付款单进行付款。
d、采购入库
预付货款后，供应商发货。发货后由仓库或门店管理人员操作采购入库。
e、结算对账
结算对账的意义在于：（1）若采购订单未全额预付，尾款部分需要生成结算单后完成支付；（2）若采购后，供应商超发或漏发，需要生成结算单，核对发货异常的商品，超发的商品需要支付尾款，漏发的商品将产生预付余额。
生成结算单的流程与先货后款的流程类似，不同之处是：结算单不仅汇总了采购入库和采购退厂的商品金额，同时统计了勾选的采购入库单预付的金额。
（1）若预付金额=应付金额，结算单对账结束后，不需要商家进行付款操作；
（2）若预付金额>应付金额，结算单对账结束后，多付的预付资金将退回该供应商的预付余额；
（3）若预付金额<应付金额，结算单对账结束后，差额部分需要重新生成付款单，由出纳完成付款。
f、结算单付款
当结算单预付金额<应付金额，对账完成生成付款单后，需要出纳支付差额资金。付款操作步骤可查看下文的【5.2.2.采购付款-结算单付款】
5.1.3、采购结算-代销结算
1）、业务流程
2）、操作说明
a.供应商结算规则维护
商家可根据与供应商签订的代销协议，维护供应商结算信息。
打开【采购】-【供应商管理】，填写结算信息时，经营方式选择“代销”。经营方式为代销的供应商，可维护结算周期和结算日。例如：结算周期为按月结算、结算日为每月31号时，每次结算时，将统计上月月初到月末销售商品的成本，生成结算单。同时，需要将供应商提供的银行账户信息维护在系统内，当向供应商付款时，可直接转账至该银行账户。
注意：经营方式影响结算流程，且影响到成本金额计算，请确保供应商经营方式无误。
b、商品采购及入库
创建采购订单及采购入库时，请确认所选供应商、结算方式、采购商品、商品数量、采购进价是否正确，采购进价将直接影响后续的成本核算和采购结算
c、生成结算单
根据与供应商约定的结算日，在结算日前，采购员与结算员需要汇总统计对应供应商在本次结算周期内的销售出库和退货入库商品的成本（商品的成本即为采购订单的商品成本价），生成本月的结算单，与供应商进行核对。
打开【财务】-【采购结算】，点击“新建结算单” - “代销结算”，选择需要结算的供应商及结算时间范围，系统将自动统计出本次结算周期内销售商品的数据（注：统计数据包含结算周期内销售出库商品、退货入库商品），生成结算单。
代销结算单汇总统计了结算周期内销售商品（销售出库和退货入库商品）的销售金额、含税成本、不含税成本、进项税率，含税成本为商品采购时的采购进价。生成结算单后，因商家垫付配送运费、或涉及其他供应商费用，可输入应付调整金额，增加或减少结算单的金额。确认结算单信息无误后，结算员点击“报批”，由财务主管进行审核。
财务主管打开结算单详情页面，核对结算信息无误后，进行审核操作。
财务主管审核通过后，采购员将采购结算单发送至供应商对接人员进行确认（销售明细可通过【数据】-【财务报表】-【销售明细报表】导出）。供应商确认采购商品数量、金额信息无误后，结算员在系统内点击“收款方审核”，标记收款方（供应商）审核完成。
结算单审核完成后，结算员点击“付款申请”，系统将生成一笔付款单，由出纳完成供应商结算单付款
d、结算单付款
结算员生成付款单后，需要出纳完成供应商结算单付款，付款操作步骤可查看下文的【5.2.2.采购付款-结算单付款】
5.1.4、采购结算-联营结算
1）、业务流程
2）、操作说明
a、维护供应商结算规则
商家可根据与供应商签订的联营协议，维护供应商结算信息。
打开【采购】-【供应商管理】，填写结算信息时，经营方式选择“联营”。经营方式为联营的供应商，可维护结算周期、结算日、以及与供应商之间的提成比例。例如：提成比例为30%，若商家在本次结算周期内销售该供应商商品10万元，则可提成3万元，需向该供应商结算7万元。提成比例支持按照品牌、品类、商品维度进行维护。同时，需要将供应商提供的银行账户信息维护在系统内，当向供应商付款时，可直接转账至该银行账户。
注意：经营方式影响结算流程，且影响到成本金额计算，请确保供应商经营方式无误。
b、商品采购及入库
商品采购及采购入库时，请确认所选供应商、结算方式、采购商品、商品数量是否正确。联营模式下，商品的采购进价仅作为存库存成本的参考，与结算成本无关。
c、生成结算单
根据与供应商约定的结算日，在结算日前，采购员与结算员需要汇总统计对应供应商在本次结算周期内的销售出库和退货入库商品的成本（商品的成本即为采购订单的商品成本价），生成本月的结算单，与供应商进行核对。
联营结算时，生成结算单及结算对账的流程与代销结算一致，与代销结算的区别是，统计应付金额（含税成本）时，含税成本=实际销售额*（1-提成比例）。联营结算的操作步骤可参考代销结算：5.3.2.3.生成结算单。
d、结算单付款
结算员生成付款单后，需要出纳完成供应商结算单付款。付款操作步骤可查看：【5.2.2.采购付款-结算单付款】
5.2采购付款
5.2.1、采购付款-采购订单预付款
采购员创建先款后货的采购订单，发起付款申请后，需要出纳向供应商预付货款（经销先货后款、代销、联营采购订单无需预付货款）。
打开【财务】-【付款管理】菜单，查找待付款的采购预付款单，点击“去付款”，打开付款单详情页面。
出纳确认付款单信息，确认无误后点击“报批”。报批后，再次复核确认付款信息，确认无误后，向供应商进行付款操作。
出纳打开付款单详情页面，选择付款方式。目前支持两种付款方式：在线支付和离线转账。若该供应商存在预付余额，可用于抵扣预付款单的货款。
（1）在线支付：有赞支持商家使用店铺余额转账到商家银行账户，点击“付款确认”，通过短信验证码验证后，即可完成订单支付。使用在线支付时，请确认付款单中，供应商的银行账户信息准确无误。
（2）离线转账：若出纳通过银行转账的方式向供应商付款，付款完成后，在系统内登记银行转账的回单号码即可。
5.2.2、采购付款-结算单付款
结算员生成付款单后，需要出纳完成供应商结算单付款。
打开【财务】-【收付款管理】，找到待付款的付款单，点击“去付款”，打开付款单详情页面。
出纳确认付款单信息，确认无误后点击“报批”。报批后，再次复核确认付款信息，确认无误后，向供应商进行付款操作。
出纳打开付款单详情页面，选择付款方式。目前支持两种付款方式：在线支付和离线转账。
（1）在线支付：有赞支持商家使用店铺余额转账到商家银行账户，点击“付款确认”，通过短信验证码验证后，即可完成订单支付。使用在线支付时，请确认付款单中，供应商的银行账户信息准确无误。
（2）离线转账：若出纳通过银行转账的方式向供应商付款，付款完成后，在系统内登记银行转账的回单号码即可。
5.3、采购结算报表
5.3.1、采购往来汇总报表：
采购往来汇总报表统计了商家向各个供应商的应付金额、实际支付金额，以及剩余需要向供应商支付的金额。
5.3.2、采购预付汇总报表
采购预付汇总报表统计了商家向各个供应商预付的金额，包括预存资金、采购订单预付、预付转实付、预付余额退款的金额，以及预付资金的可用余额。预付资金的可用余额，可用于下次采购时预付货款、或下次结算时支付货款
5.3.3、采购往来明细报表
采购往来明细报表统计了商家向供应商预付、应付、实付资金的明细记录，用于查看核对与各个供应商的往来明细帐。
附件：采购结算使用手册
